4 informații utile despre legalizarea și apostilarea documentelor

29 Septembrie 2022 0 comentarii

Deși trăim în era digitală, documentele scriptice sunt încă folosite pe scară largă în relația cu autoritățile, atât în România cât și în străinătate.

Nici nu ar fi posibil altfel, având în vedere faptul că printre acestea se numără și documente emise în perioada în care computerele, copiatoarele și imprimantele păreau de domeniul SF. Partea bună este că aceste documente vechi pot fi copiate și în format digital, însă e nevoie de o dovadă unanim recunoscută care să ateste autenticitatea duplicatelor.

Pentru avea valoare juridică, toate copiile documentelor originale trebuie supuse unor proceduri legale care să le confirme autenticitatea, iar despre aceste proceduri vom vorbi în cele ce urmează.

Ce este și cum se face legalizarea documentelor?

Legalizarea este procedura prin care copia unui document este confirmată ca fiind conformă cu originalul, căpătând astfel aceeași valoare juridică. Procedura este relativ simplă și poate fi realizată la orice birou notarial, în anumite condiții.

Astfel, solicitantul trebuie să se prezinte la notar cu documentul original, eventual și cu copia acestuia pe care dorește să o legalizeze. Copia poate fi realizată și în cadrul biroului notarial, însă și în acest caz este absolut necesar documentul original. Notarul va confrunta copia cu originalul, și, dacă aceasta este identică, va legaliza documentul duplicat, prin aplicarea unui sigiliu notarial sau a unei ștampile. Odată legalizată, copia poate fi folosită în locul documentului original.

Cum se legalizează documentele redactate în altă limbă?

Dacă documentul a cărui copie trebuie legalizată este redactat într-o limbă străină, trebuie să te adresezi mai întâi unui serviciu de traduceri pentru companii și instituții. De aici, ți se va elibera o traducere autorizată care trebuie să poarte neapărat semnătura și ștampila unui traducător autorizat de Ministerul Justiției. Fără semnătură și ștampilă sau dacă traducătorul nu este autorizat, documentul tradus nu are valoare legală.

Cu traducerea autorizată, te poți prezenta apoi la biroul notarial unde documentul va fi legalizat urmând procedurile descrise mai sus.

Ce presupune apostilarea documentelor?

Un document astfel legalizat în țară are valoare juridică doar pe teritoriul României, iar dacă ai nevoie de el peste hotare, trebuie să-l legalizezi internațional. Până în 1961, această procedură era destul de greoaie, pentru că fiecare stat avea propriile sale reguli în privința documentelor internaționale.

Pe 5 octombrie 1961, a fost semnată Convenția de la Haga prin care statele semnatare au căzut de acord să renunțe la regulile proprii, în favoarea unei ștampile unice, recunoscute în toate țările respective. Ștampila respectivă este cunoscută ca „Apostila de la Haga”. Din 16 martie 2001, România a aderat la convenție și se numără printre statele care aplică aceste prevederi.

Procedura de aplicare a Apostilei de la Haga se numește apostilare și are ca scop legalizarea internațională a unui document.

Cum se aplică apostila?

Procedura poate părea puțin mai greoaie, însă vei vedea că nu e chiar așa după ce vei înțelege cum decurg lucrurile. Să presupunem că ai nevoie de un document românesc cu valoare legală pe care să îl folosești într-un stat semnatar al convenției de la Haga. Primul pas este să mergi la un traducător autorizat, care să-ți traducă documentul în limba țării respective.

Apoi, vei merge la notar pentru legalizarea traducerii, iar în final, documentul tradus în limba străină se supralegalizează cu Apostila de la Haga, căpătând valoare juridică în țara în care vrei să-l folosești.

În același mod, se procedează și cu un document emis de autoritățile din străinătate, pe care vrei să-l folosești în țară. De această dată, documentul străin va fi tradus în limba română, pentru ca apoi să fie legalizat, iar în final să i se aplice și apostila.

Ca o concluzie, trebuie să reții că legalizarea este o procedură care se aplică în cazul copiilor de documente pe care vrei să le folosești în țară, în timp ce apostilarea este o procedură de supralegalizare a unui document pentru a fi recunoscut și în străinătate.